1. Đăng ký tập sự hành nghề công chứng

- Thông tư quy định Sở Tư pháp công bố trên Cổng thông tin điện tử của Sở danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự tự liên hệ tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng trong danh sách đã được Sở Tư pháp công bố.

- Bổ sung thêm giấy tờ được làm căn cứ đăng ký tập sự là quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (ngoài Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng).

- Bổ sung quy định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và xác nhận vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng của người liên hệ tập sự; trường hợp từ chối nhận tập sự thì trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do hoặc ghi rõ lý do từ chối vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng của người liên hệ tập sự.

- Bổ sung quy định về trường hợp Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, cụ thể: Người đủ điều kiện đăng ký tập sự đã liên hệ với ít nhất 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc đã liên hệ với 01 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trong trường hợp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trở xuống mà bị từ chối nhận tập sự thì nộp hồ sơ để Sở Tư pháp tỉnh, thành phố đó bố trí tập sự và đăng ký tập sự hành nghề công chứng. Trường hợp tại tỉnh, thành phố đó không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị. Người bị từ chối có quyền liên hệ tập sự tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.

- Bổ sung thêm các trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng: người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Bỏ trường hợp không được đăng ký tập sự được quy định tại Thông tư số 04/2015/TT-BTP: “Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư”.

- Bổ sung quy định Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng thay vì chỉ ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp như Thông tư số 04/2015/TT-BTP.

2. Từ chối hướng dẫn tập sự: Bổ sung thời hạn Công chứng viên được phân công hướng dẫn tập sự phải từ chối (03 ngày làm việc kể từ ngày được phân công) và thời hạn xem xét, giải quyết của tổ chức hành nghề công chứng (03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của công chứng viên về việc từ chối hướng dẫn tập sự).

Quy định trường hợp không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đăng ký tập sự.

3. Thời gian tập sự hành nghề công chứng: Bỏ quy định “Tổng thời gian tập sự được tính khi người tập sự có thời gian tập sự tại mỗi tổ chức hành nghề công chứng ít nhất là 03 tháng”.

4. Nội dung tập sự hành nghề công chứng: Bổ sung thêm 02 kỹ năng: Kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng; Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng;

5. Thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự: Bổ sung thêm các trường hợp thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự: công chứng viên mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức hoặc làm chủ hành vi; bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, bị miễn nhiệm công chứng viên hoặc không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; bị xử lý kỷ luật, bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng hoặc bị phát hiện không có đủ điều kiện hướng dẫn tập sự tại thời điểm nhận hướng dẫn tập sự.

6. Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng:

- Bổ sung thêm các trường hợp thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự bị đình chỉ hoạt động có thời hạn; Là viên chức của Phòng công chứng được điều động đến Phòng công chứng khác.

Làm rõ hơn điều kiện thay đổi nơi tập sự trong trường hợp thay đổi nơi cư trú sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác là phải người tập sự có nguyện vọng thay đổi nơi tập sự hoặc thuộc trường hợp phải thay đổi tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự mà địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng khác đủ điều kiện nhận tập sự.

- Bổ sung thời hạn người tập sự phải gửi giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự khi thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (03 ngày làm việc kể từ ngày được nhận tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng mới).

Bổ sung quy định trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được giấy đề nghị bố trí nơi tập sự mới, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, thông báo bằng văn bản cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

- Quy định trường hợp thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác thì Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng thay thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và Người tập sự về việc rút tên Người tập sự khỏi Danh sách người tập sự của Sở Tư pháp.

7. Tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng

- Bổ sung những trường hợp người tập sự được tạm ngừng tập sự, cụ thể: Người tập sự nghỉ chế độ thai sản, vì lý do sức khỏe hoặc có lý do chính đáng khác; Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải tạm ngừng hoạt động do sự kiện bất khả kháng, bị đình chỉ hoạt động có thời hạn mà người tập sự không đề nghị thay đổi nơi tập sự.

- Bổ sung quy định việc Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự tạm ngừng tập sự.

- Sửa đổi quy định người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 06 tháng thì được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 03 tháng (Thông tư số 04/2015/TT-BTP quy định người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 06 tháng thì được tạm ngừng tập sự một lần không quá 06 tháng).

8. Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng, đăng ký tập sự lại

- Bổ sung thêm các trường hợp chấm dứt tập sự hành nghề công chứng:

+ Ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp ký hợp đồng lao động với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

+ Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

+ Bị truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Không thực hiện việc tập sự trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp có hiệu lực;

+ Tạm ngừng tập sự không thuộc các trường hợp quy định;

- Bổ sung thêm các trường hợp được xem xét đăng ký tập sự lại:

+ Đã có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án.

- Bổ sung quy định người không đạt yêu cầu trong ba kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước đó được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự.

9. Sổ nhật ký tập sự, Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng

- Bổ sung quy định người tập sự phải lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng để ghi lại các công việc hàng ngày thuộc nội dung tập sự mà mình đã thực hiện trong thời gian tập sự. Sổ nhật ký tập sự có xác nhận hàng tuần của công chứng viên hướng dẫn tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự xác nhận khi kết thúc quá trình tập sự.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì lập Sổ nhật ký tập sự đối với từng tổ chức hành nghề công chứng mà mình tập sự. Việc xác nhận của công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự được thực hiện theo quy định tại khoản này.

- Bổ sung quy định trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì làm 01 Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo về toàn bộ quá trình tập sự tại các tổ chức mà mình đã tập sự. Báo cáo nêu rõ tên các tổ chức hành nghề công chứng người tập sự đã tập sự, thông tin về công chứng viên đã hướng dẫn tập sự tại từng tổ chức và kết quả tập sự tại từng tổ chức. Công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng cuối cùng mà người đó tập sự có trách nhiệm nhận xét, xác nhận Báo cáo kết quả tập sự theo quy định của khoản này và chỉ phải chịu trách nhiệm về việc tập sự của người tập sự tại tổ chức mình.

10. Hoàn thành tập sự hành nghề công chứng: Bổ sung quy định về hoàn thành tập sự hành nghề công chứng tại Điều 12 của Thông tư số 08/2023/TT-BTP. Trong đó, người đã được công nhận hoàn thành tập sự mà bị phát hiện không đáp ứng các điều kiện để được công nhận hoàn thành tập sự thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận. Người bị hủy bỏ kết quả tập sự được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự.

11. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự

- Bổ sung thêm quyền của người tập sự là được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định.

- Bổ sung thêm các nghĩa vụ của người tập sự: Bảo đảm thời gian tập sự hằng ngày theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; Lập Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng.

12. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự: Bổ sung trách nhiệm xác nhận vào Sổ nhật ký tập sự.

13. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự

Bổ sung thêm các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự:

+ Thường xuyên theo dõi để xử lý kịp thời các trường hợp công chứng viên không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc người tập sự không còn đủ điều kiện tập sự.

+ Lập, quản lý, sử dụng Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng theo từng năm. Sổ theo dõi tập sự phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

+ Kỳ báo cáo về việc nhận tập sự và hướng dẫn tập sự năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm. Trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm, các tổ chức hành nghề công chứng phải gửi báo cáo về Sở Tư pháp.

14. Hình thức kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng: Thay đổi hình thức kiểm tra, bao gồm: Bài kiểm tra thứ nhất là kiểm tra viết. Bài kiểm tra thứ hai là kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính; trường hợp chưa có điều kiện tổ chức kiểm tra trên máy vi tính thì kiểm tra trắc nghiệm trên giấy (Thông tư số 04/2015/TT-BTP quy định hình thức kiểm tra: Bài kiểm tra viết; Kiểm tra vấn đáp).

15. Đăng ký tham dự kiểm tra

- Bổ sung quy định những người sau đây không được đăng ký tham dự kiểm tra, gồm: Chưa được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng; đã được công nhận hoàn thành tập sự nhưng bị hủy bỏ kết quả đã công nhận; sao chép Báo cáo kết quả tập sự của người khác hoặc có hành vi gian dối, không trung thực để được đăng ký tham dự kiểm tra.

- Bổ sung quy định Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng kiểm tra điều kiện tham dự kiểm tra. Theo đó, người được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng thông báo đủ điều kiện tham dự kiểm tra được gọi là thí sinh của kỳ kiểm tra. Người không đủ điều kiện tham dự kiểm tra hoặc người đủ điều kiện tham dự kiểm tra nhưng không tham dự kiểm tra thì không được trả lại hồ sơ và số phí đã nộp; trường hợp đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo thì người đăng ký phải nộp hồ sơ và phí theo quy định.

16. Trách nhiệm tổ chức kiểm tra: Thông tư quy định dự kiến kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra được Bộ Tư pháp thông báo cho các Sở Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Tư pháp chậm nhất là 02 tháng trước ngày tổ chức kỳ kiểm tra. Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo để người có nguyện vọng nộp hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra theo quy định của Thông tư này và dự kiến kế hoạch của Bộ Tư pháp; lập danh sách và có văn bản đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra đối với những trường hợp đủ điều kiện, kèm theo hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của người được đề nghị.

17. Hội đồng kiểm tra

- Hội đồng kiểm tra gồm từ 07 người đến 09 người (Thông tư số 04/2015/TT-BTP quy định Hội đồng kiểm tra có 09 (chín) thành viên).

- Bổ sung quy định trường hợp người có vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ đẻ của vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng tham dự kỳ kiểm tra thì không được tham gia Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra./.